Претензионное письмо является официальным документом, направляемым для урегулирования спорной ситуации. Грамотное составление повышает шансы на удовлетворение требований.
Структура претензионного письма
Документ начинают с шапки, содержащей наименование и адрес получателя. Указывают полные реквизиты отправителя. Далее следует заголовок «Претензия» с кратким описанием сути вопроса. Основной текст делится на три части: описание обстоятельств, предъявление требований, установление сроков ответа. В конце ставят дату и подпись.
Описание обстоятельств дела
В этой части излагают факты в хронологическом порядке. Указывают даты, номера договоров, суммы платежей. Приводят конкретные нарушения договорных обязательств. Каждое утверждение подтверждают ссылками на документы. Описание ведут максимально объективно, без эмоциональных оценок.
Формулирование требований
Требования излагают четко и однозначно. Указывают конкретные суммы к возврату или выплате. Определяют сроки устранения недостатков. Перечисляют необходимые действия второй стороны. Каждое требование обосновывают ссылками на законы или пункты договора. Нельзя предъявлять заведомо невыполнимые требования.
Приложения к претензии
К претензии прикладывают копии документов, подтверждающих изложенные факты. Это могут быть договоры, акты, чеки, фотографии, переписка. Каждое приложение нумеруют и составляют опись. Оригиналы документов сохраняют у себя. Копии заверять не обязательно, но важно обеспечить их читаемость.
Сроки рассмотрения претензии
В письме устанавливают разумный срок для ответа. Для потребительских споров — обычно 10 дней. По договорным обязательствам срок может быть другим. Указывают конкретную дату ответа. Предупреждают об обращении в суд при неполучении ответа. Срок отсчитывают с момента получения письма адресатом.
Образец претензии
Шапка: Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И.И. от Петрова П.П., адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1, телефон: +7-XXX-XXX-XX-XX
Текст: «10 января 2023 года мной был приобретен товар — smartphone стоимостью 30 000 рублей. В течение гарантийного срока обнаружен недостаток — не работает камера. Требую произвести бесплатный ремонт в течение 10 дней или вернуть уплаченную сумму. В случае неудовлетворения требований буду вынужден обратиться в суд.»
Правильно составленное претензионное письмо демонстрирует серьезность намерений и часто позволяет разрешить конфликт без судебного разбирательства. Четкость и обоснованность требований повышают эффективность документа.