Написание объяснительной записки на работе — задача, которая часто вызывает стресс у сотрудников. Многие думают, что это формальность, которую можно написать на коленке. На самом деле правильно составленная объяснительная может повлиять на дальнейшую судьбу сотрудника в компании. Главное — понять структуру документа и как изложить информацию так, чтобы она была принята руководством. Не нужно быть юристом — достаточно следовать простым правилам оформления. Уже через десять минут у вас будет готовый образец объяснительной, который можно адаптировать под вашу ситуацию. Начните с проверки требований вашего предприятия и выбора подходящего формата.
Структура объяснительной записки
Какие элементы должны присутствовать:
- Шапка с указанием должности и ФИО руководителя;
- Ваша должность и ФИО в правом верхнем углу;
- Название документа — «Объяснительная записка»;
- Дата составления документа.
Не пишите «Добрый день» или другие неформальные приветствия — это официальный документ. Одна женщина отправила объяснительную без указания даты, и её вернули без рассмотрения. Не используйте сокращения — пишите полные названия организаций.
Основная часть объяснительной
Что включить в текст:
- Кратко опишите ситуацию (когда, где, что произошло);
- Укажите причины, по которым произошло событие;
- Подтвердите, что вы осознаёте свою ответственность;
- Напишите, как вы планируете избегать подобных ситуаций в будущем.
Не перечисляйте всё подряд — выделите главное. Однажды мужчина написал 5 страниц о опоздании, но не указал, что опоздал из-за аварии на дороге, которую подтвердил полицейский протокол.
Образцы для разных ситуаций
Как адаптировать текст под вашу проблему:
- Опоздание — укажите причину и время прибытия на работу;
- Ошибка в работе — опишите, что привело к ошибке и как её исправить;
- Прогул — объясните отсутствие и предоставьте подтверждающие документы.
Не копируйте шаблоны из интернета без проверки — требования могут меняться. Одна девушка использовала устаревший образец и получила замечание из-за неправильного указания реквизитов.
Правила оформления
Как правильно оформить документ:
- Пишите от руки разборчивым почерком или печатайте на компьютере;
- Используйте стандартный формат А4 для печатных документов;
- Подпишите документ своей фамилией и инициалами;
- Поставьте дату составления в правом нижнем углу.
Не используйте корректирующую жидкость — лучше переписать страницу. Однажды сотрудник написал объяснительную с исправлениями, пока не переписал её на чистом листе и не получил положительный отзыв от руководства.
Что делать после подачи
Как отслеживать статус документа:
- Получите отметку о приёме на втором экземпляре объяснительной;
- Уточните у секретаря, как долго рассматривают документы;
- Не настаивайте на немедленном решении — дайте время на рассмотрение.
Не игнорируйте ответ — даже отрицательный содержит информацию для дальнейших действий. Через пару объяснительных вы перестанете бояться бюрократии. Главное — не пропускать актуальные обновления на внутренних порталах компании. Помните: объяснительная записка — не признание вины, а ваша позиция по ситуации. Следуя простым шагам, вы сможете составить документ, который поможет разрешить конфликтную ситуацию на работе.